مدیریت پروژه چیست و چرا کانادا مقصد خوبی برای مدیران پروژه است؟

مدیریت پروژه چیست؟ این واژه شامل هدایت و نظم‌بخشی به منابع، وظایف و بازه‌های زمانی است تا براساس بودجه و زمان‌بندی، یک هدف برآورده شود. مدیریت پروژه شامل برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل یک پروژه از ابتدا تا انتها است. همچنین، این فیلد در صنایع و بخش‌های مختلف حضور دارد، از جمله در ساخت‌وساز، مهندسی، توسعه نرم افزار، مارکتینگ، حوزه سلامت و دیگر صنایع و بخش‌ها را می‌توان نام برد.

مدیریت پروژه چیست و منظور از سرتیفیکیت PMP چیست؟

فرآیند برنامه‌ریزی و هماهنگی منابع برای دستیابی به یک هدف یا نتیجه خاص در حقیقت تعریف مدیریت پروژه است. همانطور که در بخش ابتدایی نیز گفته شد، این موضوع شامل ایجاد فرآیندها، زمان‌بندی‌ها و اطمینان از تکمیل به موقع همه کارها است. سرتیفکیت PMP معتبرترین سرتیفیکت در زمینه مدیریت پروژه است که مهر تاییدی بر دانش و علم دارنده آن محسوب می‌شود. برای دریافت این گواهینامه نیاز به سابقه کار و آموزش مدیریت پروژه دارید. دوره مدیریت پروژه موسسه فناوران می‌تواند مسیر دریافت این گواهینامه را برای شما آسان کند.

ابزارهای مدیریتی زیادی مانند نرم افزارها، متدهای برنامه‌ریزی پروژه و الگوهای پروژه در دسترس مدیران قرار دارد. با ابزارهای مناسب، می‌توانید برنامه‌های پروژه را به صورت کارآمد ایجاد کنید. پیشرفت‌های حاصل شده را دنبال کنید و ببینید چه کارهایی باید انجام شود تا به اهداف پروژه نزدیک‌تر شوید. این ابزارها باعث آسان‌تر شدن همکاری با اعضای تیم، تعیین وظایف و پیشرفت پروژه می‌شوند. با استفاده کارآمد از این ابزارها، مدیران پروژه می‌توانند گردش کاری خود را ساده کرده و از تکمیل موفقیت آمیز پروژه اطمینان حاصل کنند.

یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت پروژه، درک محدوده پروژه (Scope) است؛ اینکه چه کاری باید انجام شود، چه کسی مسئول آن خواهد بود و چه مدت طول می‌کشد. Scope کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که تمامی ذی‌نفعان پروژه در مورد اهداف و جدول زمانی پروژه شفافیت کامل دارند که نهایتا تاخیر و هزینه‌های کلی را به حداقل می‌رساند.

مزایا

مدیریت پروژه سیستمی برای برنامه‌ریزی، ردیابی و دستیابی به اهداف است. این سیستم سازماندهی تیم، ارتباطات و درک از پروژه را افزایش می‌دهد. در عین حال ابزارهایی برای مدیریت وظایف، اندازه‌گیری سطح پیشرفت و پیش‌بینی تاخیرها یا مسائل بالقوه فراهم می‌کند. این سیستم به تیم‌ها کمک می‌کند تا کنترل بیشتری بر پروژه‌های خود داشته باشند و به طور موثرتری برای یک نتیجه موفق برنامه‌ریزی کنند.

مدیریت پروژه باعث افزایش کارایی در تکمیل وظایف، تعیین اهداف و زمان‌بندی‌ها و ردیابی میزان پیشرفت می‌شود. همچنین تیم‌ها را گرد هم می‌آورد تا برنامه‌های خود را برای اطمینان از تکمیل وظایف، بازنگری و اصلاح به صورت کارآمدتر تنظیم کنند. صرف زمان برای مدیریت پروژه می‌تواند در نتیجه نهایی تفاوت ایجاد کند.

به صورت کلی‌تر، مدیریت پروژه مزایای متعددی دارد که در این قسمت به گوشه‌ای از این مزیای خواهیم پرداخت:

• سازماندهی بهتر: مدیریت پروژه به سازماندهی وظایف، افراد و منابع به روشی ساختاریافته کمک می کند. این ویژگی می‌تواند منجر به افزایش بهره‌وری، ارتباطات بهتر و گردش کارآمدتر پروژه شود. مدیریت پروژه و ساخت برای رسیدن به نتیجه مطلوب و اطمینان از بیشترین میزان رضایت کارفرما حیاتی است.
• ارتباطات بهتر: ارتباط موثر برای موفقیت یک پروژه حیاتی است. به ویژه در کشوری همچون کانادا که ارتباط روزمره برای افراد به ویژه در محیط کار اهمیت دارد. مدیریت پروژه به ایجاد خطوط ارتباطی، تعریف نقش‌ها و توزیع درست مسئولیت‌ها کمک می‌کند و این اطمینان را ایجاد می‌کند که تمامی عوامل دخیل در یک پیمانه قرار خواهند داشت.
• استفاده کارآمدتر از منابع: مدیریت پروژه می‌تواند به شناسایی و بهینه‌سازی منابع و کاهش هزینه‌ها کمک کند. این قابلیت می‌تواند منجر به بهبود سودآوری و بازگشت سرمایه (ROI) در بازه زمانی کمتر شود.
• مدیریت ریسک: هر پروژه با ریسک‌های ذاتی همراه است. مدیریت پروژه می‌تواند به شناسایی ریسک‌های بالقوه، توسعه برنامه‌های فوری و کاهش تأثیر هرگونه رویداد پیش‌بینی نشده کمک کند. یکی از معتبرترین سرتیفیکیت‌ها در زمینه مدیریت ریسک، سرتیفیکیت مدیریت ریسک پروژه RMP است که از سوی موسسه PMI صادر می‌شود و در کانادا اعتبار خوبی دارد.
• تصمیم گیری بهتر: مدیریت پروژه چارچوبی برای تصمیم‌گیری آگاهانه فراهم می‌کند که شامل تعریف اهداف پروژه، شناسایی محدودیت‌ها و ارزیابی ریسک‌ها است. با داشتن این اطلاعات، مدیران پروژه می‌توانند تصمیمات بهتری اتخاذ کنند؛ تصمیماتی که با اهداف کلی پروژه هماهنگ باشد.
• افزایش رضایت ذی‌نفعان یک پروژه: مدیریت پروژه این اطمینان را ایجاد می‌کند که تمامی ذی‌نفعان در پروژه مشارکت دارند و درک روشنی از اهداف، جدول زمانی و انتظارات خواهند داشت که به رضایت هرچه بیشتر ذی‌نفعان کمک می‌کند.
• بهبود مستمر: با ردیابی و تجزیه و تحلیل داده‌ها، مدیران پروژه می‌توانند زمینه‌های بهبود کاری را شناسایی کرده و تغییرات لازم را برای بهبود پروژه‌های آینده ایجاد کنند.

ابزار مدیریت پروژه

ابزارهای متعددی برای مدیریت پروژه وجود دارد. هرچند که نرم افزارهای کامپیوتری و به ویژه پلتفرم‌های آنلاین گزینه‌های به مراتب بهتری هستند که در این بخش می‌توان آنها را در نظر گرفت. از جمله ابزار مدیریت پروژه می‌توان به وایت‌بورد، Gantt Chart، نوت‌برداری، Spreadsheets و ابزارهای ارتباطی مانند ایمیل، پیامرسان‌های آنلاین و پلتفرم‌های ویدیو کنفرانس اشاره کرد.

نرم افزارهای محبوب مدیریت پروژه در کانادا (آنلاین و آفلاین)

• Microsoft Project: Microsoft Project یک نرم افزار مدیریت پروژه مبتنی بر دسکتاپ است که به طور گسترده در کانادا استفاده می‌شود. ویژگی‌هایی مانند زمان‌بندی کاری، مدیریت منابع و ردیابی پروژه از جمله ویژگی‌های این نرم افزار هستند.
• Asana: Asana یک ابزار آنلاین مدیریت پروژه است که به تیم‌ها اجازه می‌دهد تسک‌ها، پروژه‌ها و Work flow خود را در یک نقطه متمرکز مدیریت کنند. ویژگی‌هایی مانند اساین کردن تسک به افراد، tracking و ارتباط تیمی را می‌توان برای این نرم افزار نام برد.
• Trello: Trello یک ابزار آنلاین محبوب مدیریت پروژه است که از یک برد بصری برای مدیریت وظایف و پروژه‌ها استفاده می‌کند. ویژگی‌هایی مانند کارت‌های Task، میزان پیشرفت و همکاری تیمی در این نرم افزار به خوبی جای گرفته‌اند.
• Jira: Jira یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت پروژه است که اغلب توسط تیم‌های توسعه نرم افزاری در کانادا استفاده می‌شود. ویژگی‌هایی مانند مدیریت تسک‌ها، ردیابی باگ‌ها و مدیریت پروژه Agile جزو ویژگی‌های این نرم افزار هستند.
• Monday.com: Monday.com یک ابزار آنلاین مدیریت پروژه است که ویژگی‌هایی مانند برنامه‌ریزی پروژه، مدیریت تسک‌ها و همکاری تیمی را ارائه می‌دهد. به دلیل رابط کاربرپسند و گردش کاری قابل تنظیم، این پلتفرم آنلاین در کانادا محبوب است.
• Smartsheet: Smartsheet نیز یک ابزار آنلاین مدیریت پروژه است که ویژگی‌هایی مانند مدیریت تسک‌ها، پگیری میزان پیشرفت پروژه و کار تیمی را ارائه می‌دهد. در کانادا، از این برنامه به دلیل قابلیت ادغام با دیگر نرم افزارها استفاده گسترده‌ای می‌شود.

روند مدیریت پروژه

پس از عقد قرارداد رسمی (Project Charter)، اولین قدم مدیر پروژه‌ای که دوره مدیریت حرفه ای پروژه (PMP) را گذرانده، تشکیل حلقه ابتدایی و اصلی پروژه است. افراد حاضر در این حلقه به مدیر پروژه کمک می‌کنند تا روند برنامه‌ریزی (Planning) پروژه با دقت انجام شود.

مدیر پروژه در ابتدای راه موظف است تا ساختار پروژه و نوع پروژه را از بین سه گزینه Predictive، Agile یا Hybrid انتخاب کند. 

در طی مسیر پروژه (Project Lifecyle) مدیر پروژه با توجه به نوع پروژه ساختارهایی برای آن می‌سازد. مدیران پروژه برای دریافت گواهینامه مدیریت حرفه ای پروژه (PMP) چندین ساعت دوره می‌گذرانند. ایجاد ساختار برای مدیریت یکی از این دوره‌ها است.

پروژه‌های سنتی پیشبینی‌پذیر Predictive یا Waterfall

این پروژه‌ها همانطور که از نامشان پیداست قابل پیشبینی هستند و از نظر ریسک و درجه پیچیدگی (Complexity) پروژه‌های آسانی هستند. مثال ساده این پروژه‌ها، پروژه‌های ساختمانی است. در این پروژه‌ها، مدیر پروژه از روز اول می‌تواند محصول نهایی را کاملا شناسایی و حتی شبیه‌سازی (Simulate) کند. جنس، ماهیت و همه ویژگی‌های محصول و کارهایی که در جهت رسیدن به این محصول باید انجام شود را به صورت کلی (Scope) می‌گویند.

هدف اصلی در این پروژه‌ها انجام کار در محدوده Scope، Schedule و Cost است. این سه دانش را محدودیت‌های اصلی پروژه (Constraints) می‌نامند. معمولا مهم‌ترین محدودیت برای پروژه‌های پیش‌بینی‌پذیر کنترل بودجه و هزینه‌ها است.

در پروژه‌های Predictive پروسه‌ها مهم‌ترین رکن مدیریت پروژه هستند. این پروسه‌ها معمولا به 5 دسته زیر تقسیم می‌شنود:

• Initiating – راه‌اندازی
• Planning – برنامه‌ریزی
• Execution – اجرا
• Monitor and control – نظارت و کنترل
• Closing – اتمام

مدیرانی که برای گواهینامه مدیریت حرفه ای پروژه (PMP) اقدام می‌کنند موظف هستند تا به خوبی ساختارهای مدیریتی را درک کنند و روندها را مطابق با نیاز پروژه بچینند.

پروژه‌های اجایل (Agile)

این پروژه‌ها به توجه به ریسک و درجه Complexity به نحوی اجرا می‌شوند که کمترین میزان دوباره‌کاری را داشته باشند. در این پروژه‌ها هدف نهایی ایجاد ارزش و رضایتمندی مشتری است که در قالب کیفیت تعریف می‌شود. ساده‌ترین مثال این پروژه‌ها، پروژه ایجاد یک برنامه کامپیوتری است.

انواع مدیریت پروژه (رویکردهای مدیریت پروژه)

بسته به Scope پروژه و طبیعت آن، مدیران پروژه رویکردهای مختلفی را برای ن در نظر می‌گیرند. از جمله انواع مدیریت پروژه می‌توان موارد ذیل را نام برد.

• Waterfall: رویکرد Waterfall یک رویکرد خطی و متوالی برای مدیریت پروژه است که در آن هر مرحله از پروژه قبل از حرکت به مرحله بعدی تکمیل می‌شود. این رویکرد معمولا در صنایعی مانند ساخت‌وساز، مهندسی و تولید استفاده می‌شود.
• Agile: رویکرد Agile یک رویکرد تکرارشونده و انعطاف‌پذیر برای مدیریت پروژه است که در آن پروژه به قسمت‌های تکرارشونده کوچک‌تر (اسپرینت‌ها) تقسیم می‌شود. این رویکرد معمولا در توسعه نرم افزار و دیگر صنایعی که نیازها ممکن است اغلب تغییر کنند استفاده می‌شود.
• Lean: رویکرد Lean روشی برای بهینه‌سازی فرآیندها و به حداقل رساندن هدررفت در مدیریت پروژه است. معمولا در صنایع تولیدی از این رویکرد استفاده می‌شود.
• Six Sigma: رویکرد Six Sigma یک رویکرد داده‌محور برای کنترل کیفیت و بهبود فرآیند در مدیریت پروژه است. معمولا در صنایع تولیدی و بهداشتی این رویکرد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• PRINCE2: رویکرد PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) یک روش مدیریتی است که به طور گسترده در کانادا و سایر کشورها استفاده می‌شود. این رویکرد مبتنی بر فرآیند است و بر اهمیت برنامه‌ریزی پروژه، مدیریت ریسک و کنترل کیفیت تاکید دارد.

استاندارد مدیریت پروژه PMBOK

استاندارد Project Management Body of Knowledge (PMBOK) در مدیریت پروژه، استانداردی است که توسط موسسه PMI ایجاد شده است. این استاندارد، دستورالعمل‌ها و بهترین شیوه‌ها را برای مدیریت پروژه‌ها ارائه می‌دهد. استاندارد مدیریت پروژه pmbok به عنوان یک استاندارد جهانی برای مدیریت پروژه شناخته شده و توسط مدیران پروژه و سازمان‌ها در سراسر جهان استفاده می‌شود. به صورت عمومی، از استانداردهای مدیریت پروژه برای بهبود فرایند کاری و کاهش تاخیرها استفاده می‌شود.

PMBOK چارچوبی را ارائه می‌کند که فرآیندها، ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه را تعریف می‌کند. همچنین می‌توان از آنها برای مدیریت پروژه‌هایی با اندازه‌ها و پیچیدگی‌های مختلف استفاده کرد. این چارچوب از پنج گروه فرآیند و ده حوزه دانش تشکیل شده است:

• شروع (Initiating): این گروه شامل فعالیت‌های مورد نیاز برای شروع یک پروژه جدید یا فاز جدید یک پروژه موجود است که شامل تعریف اهداف و Scope پروژه و اخذ تاییدیه برای ادامه پروژه است.
• برنامه‌ریزی (Planning): این فرآیند شامل توسعه طرح پروژه است به صورتی که نحوه اجرا، نظارت و کنترل پروژه را مشخص می‌کند. این فرآیند شامل تعریف Scope پروژه، ایجاد ساختار برای تفکیک کاری، شناسایی ریسک‌های پروژه، تدوین برنامه زمان‌بندی پروژه و ایجاد بودجه است.
• اجرا (Executing): این گروه شامل اجرای طرح پروژه، هماهنگی منابع و مدیریت تسک‌ها در پروژه است. در این بخش تسک‌هایی همچون اساین کردن تسک‌های مختلف به اعضای تیم، نظارت بر پیشرفت پروژه و برقراری ارتباط با ذی‌نفعان قرار دارند.
• نظارت و کنترل (Monitoring and Controlling): این فرآیند شامل نظارت بر پیشرفت پروژه در برابر طرح پروژه، شناسایی و مدیریت ریسک‌های پروژه و انجام تنظیمات لازم در برنامه پروژه است.
• اتمام (Closing): این بخش شامل فعالیت‌های مورد نیاز برای اتمام یک پروژه یا فازی از یک پروژه است. همچنین شامل دریافت تاییدیه نهایی از ذی‌نفعان پروژه، مستندسازی درس‌های گرفته شده از آن و بایگانی اطلاعات است.

ده حوزه دانش در استاندارد PMBOK نیز عبارتند از:

1. مدیریت یکپارچه‌سازی
2. مدیریت Scope
3. مدیریت زمانی
4. مدیریت هزینه‌ها
5. مدیریت کیفیت
6. مدیریت منابع انسانی
7. مدیریت ارتباطات
8. مدیریت ریسک
9. مدیریت تدارکات
10. مدیریت ذی‌نفعان

هر یک از حوزه‌های دانش شامل مجموعه‌ای از فرآیندها و ابزارهایی هستند که می‌توان از آنها برای مدیریت حوزه تمرکز خاص استفاده کرد.

به طور کلی، PMBOK چارچوبی جامع برای مدیریت پروژه‌ها فراهم می‌کند و به عنوان یک منبع ارزشمند برای مدیران پروژه و سازمان‌هایی که به دنبال بهبود شیوه‌های مدیریتی خود هستند عمل می‌کند.

سرتیفیکیت PMP را چگونه دریافت کنیم؟

گواهینامه مدیریت پروژه حرفه ای (PMP) یک گواهینامه معتبر جهانی برای مدیران پروژه است. سرتیفیکیت PMP توسط موسسه PMI صادر می‌شود. این گواهینامه مهر تایید نهایی و ارزشمند بر دانش و مهارتی است که مدیران پروژه در هدایت و رهبری پروژه‌ها از خود نشان داده‌اند.

برای داشتن شرایط دریافت سرتیفیکیتPMP، داوطلبان باید حداقل سه سال تجربه مدیریت پروژه و همچنین 35 ساعت آموزش مدیریت پروژه داشته باشند. آن‌ها همچنین باید یک آزمون نهایی را پشت سر بگذارند که طیفی از موضوعات مدیریت پروژه از جمله شروع پروژه، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و تکمیل پروژه را پوشش می‌دهد.

دریافت گواهینامه PMP می تواند یک دارایی و سرمایه‌گذاری ارزشمند برای مدیران پروژه باشد. چرا که نشان‌دهنده سطح بالایی از تخصص و حرفه‌ای بودن در این زمینه است. مدیران پروژه دارای گواهینامه PMP ممکن است چشم انداز شغلی بهتری داشته باشند، درآمد آنها بالاتر است و ممکن است بتوانند پروژه‌های پیچیده‌تری را انجام دهند. علاوه بر این، دارندگان گواهینامه PMP باید از کد اخلاقی PMI پیروی کنند که می‌تواند به ترویج رفتار اخلاقی در این حرفه کمک کند.

مدیریت پروژه، استانداردی برای انجام درست یک پروژه!

همانطور که در این مقاله خواندید، مدیریت پروژه عبارت است از برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرای پروژه‌ها. این حوزه به منظور دستیابی به اهداف و مقاصد خاص در چارچوب زمانی و بودجه مشخص که شامل مدیریت منابع، تیم و ذی‌نفعان برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه‌ها است.

متدولوژی‌ها و چارچوب‌های مختلفی برای مدیریت پروژه وجود دارد که می‌توان از آن‌ها برای هدایت فرآیندها استفاده کرد. بعضی از متداول‌ترین متدولوژی‌ها عبارتند از Agile، Waterfall و Lean.

ابزارها و نرم افزارهای نام برده نیز به طور گسترده برای کمک به مدیران پروژه استفاده می‌شوند. این ابزارها می‌توانند به کارهایی مانند زمان‌بندی، بودجه‌بندی و پیگیری میزان پیشرفت پروژه کمک کنند. از ابزارهای محبوب مدیریت پروژه می‌توان به Trello، Asana و Microsoft Project اشاره کرد.

به طور کلی، مدیریت پروژه یک عملکرد حیاتی در بسیاری از صنایع است. همچنین برای حصول اطمینان از اینکه پروژه‌ها به موقع، با بودجه کافی و رضایت ذی‌نفعان تکمیل می‌شوند، ضروری است. مدیریت پروژه موثر می‌تواند به سازمان‌ها در دستیابی به اهداف، بهبود کارایی و افزایش سودآوری کمک کند.